7.3.3. Ежегодные отчеты для занятых
В практике российских предприятий нередки случаи создания
своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования
предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась
старейшими сотрудниками и использовалась для сохранения традиций, для
ознакомления новых сотрудников с предприятием, для подарков традиционным
партнерам.
Относительно новым и менее распространенным средством для
российских организаций являются ежегодные отчеты для занятых, хорошо известные
в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с
ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые
отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы
компании и тем, что делает менеджмент для её будущего. Ежегодный, или годовой
отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события
компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию,
неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма
занятых.
Так, например, годовой отчет компании Mercedes-Benz за 1994
г. содержит: 1) изображение положения этой корпоративной единицы в Daimler-Benz
Group, 2) формулировку общественно-значимого статуса, или миссию компании, 3)
основные данные о продажах, численности занятых, величине амортизации,
инвестиций, затрат на исследования и разработки, чистом доходе и прибыли от
операций, 4) корпоративные принципы, 5) данные о членах Управленческого Совета
(Boardof Management) с фотографиями, 6) отчет Управленческого Совета с обзором
бизнеса в целом, обзором работы отделений, международной деятельности компании,
организации продаж, с общей информацией о занятых, об охране окружающей среды и
перспективах компании, 7) финансовая отчетность, 8) состав Совета наблюдателей
и его отчет, 8) список директоров и менеджеров отечественных заводов, 9)
таблицы и графики, детализирующие информацию.
Годовой отчет для занятых может быть столь же сложен, как и
отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года
для компании.
Типичный отчет включает:
1) Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании,
рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность занятым за
их помощь в достижении результатов.
2) Описание компании. Простое графическое объяснение того,
что организация представляет собой и где расположены её отделения, филиалы.
3) Организационная политика. Обсуждение текущих задач — по
поводу которых менеджмент имеет серьёзное мнение и в решении которых он ищет поддержки
занятых.
4) Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается
график, описывающий как компания использовала каждый доллар, который она
привлекла.
5) Финансовое положение компании с описанием активов,
задолжностей компании и собственности акционеров в динамике.
6) Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли
организации в решении социальных задач общества — финансовая поддержка и
участие занятых в течение года.
7) Освещение финансовых аспектов оплаты штата — общее
описание, нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и других затрат,
имеющих отношение к штату.
8) Материалы, акцентирующие человеческий аспект,
показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно
глубокие профили конкретных занятых, комментарии специалистов об их работе и
зарисовки, эссе о людях на работе.
Годовой отчет — это средство признания достижений занятых,
которого они ждут.